BIBIS
Een solide oplossing voor het beheren van al jouw kennis
Catalogus
Bestellen
BIBIS biedt bestel- en administratie voor zowel abonnementen als eenmalige bestellingen.
Uitlenen
BIBIS biedt je de mogelijkheid om het leenproces optimaal te stroomlijnen en te beheersen.
Tijdschriften
Met name voor bedrijfsbibliotheken en kenniscentra heeft Square deze ontwikkeld.
Attendering
Vanuit BIBIS kun je de gebruikers in jouw organisatie informeren over nieuwe materialen.
Een krachtige basis
Catalogus
In de Catalogus kunnen alle typen informatie geordend en beschreven worden.
Naast het catalogiseren van boeken en tijdschriften kun je ook rapporten, modelcontracten, kennisdocumenten, multimediabestanden, e-books en vele andere informatiebronnen in de Catalogus opnemen.
Je kunt ook bestanden zoals afbeeldingen, audio- en videofragmenten en bijvoorbeeld Word- of pdf-documenten opnemen.
Optimaal bestellen en uitlenen
Bestellen
BIBIS biedt een geïntegreerde bestel- administratie voor zowel abonnementen als eenmalige bestellingen. Hiermee heb je volledige controle.
Het opstellen van brieven en rappelleringen in de taal van de leveranciers wordt standaard ondersteund. Bestellingen kunnen direct vanuit het systeem worden geplaatst bij verschillende leveranciers.
Vooral voor abonnementen op publicaties die onregelmatig verschijnen is een extra controle gewenst. Met de optionele factuurregistratie kunnen alle facturen voor tijdschriften geboekt en gevolgd worden, ook in het geval van meerdere abonnementen bij verschillende leveranciers. Bij het inboeken beschik je over alle informatie om te kunnen constateren of er een lacune is opgetreden in de facturering of de levering van een abonnement.
Uitlenen
BIBIS biedt je de mogelijkheid om het leenproces optimaal te stroomlijnen en te beheersen.
Alle functies voor uitlenen, innemen, verlengen, reserveren en abonnementen- en ledenadministraties zijn ingebouwd.
Via directe communicatie met de beherende bibliothecarissen kunnen gebruikers tijdens het zoeken een aanvraag tot reservering versturen. Reserveringen kunnen direct worden aangemaakt of geannuleerd. Verlengingen van objecten kan per stuk, een aantal tegelijk of allemaal. Steeds meer organisaties kiezen er voor om de uitleningregistratie aan de leners zelf over te laten. Ook dit is mogelijk met BIBIS.
Voor elk van de verschillende soorten bibliotheken en kenniscentra is in deze module rekening gehouden met de meest optimale wijze van werken.
Bibis houdt controle op de circulatie
Tijdschriften
Met name voor bedrijfsbibliotheken en kenniscentra heeft Square de module ‘tijdschriften’ ontwikkeld.
Organisaties met grote aantallen abonnementen en vaak meer dan één abonnement per tijdschrift besparen hier veel tijd mee. Belangrijker nog is de optimalisering van de circulatie waardoor er minder abonnementen nodig zijn en dus geld wordt bespaard. Er wordt gecirculeerd volgens het prioriteitsprincipe, waarbij rekening kan worden gehouden met het feit dat bepaalde lezers gedurende bepaalde tijd niet aanwezig zijn en dus tijdelijk kunnen worden overgeslagen. Middels vast te leggen procedures is behalve circulatie ook distributie mogelijk.
BIBIS controleert op grond van de verschijningsgegevens welke nummers binnen (hadden) moeten komen. Daardoor kan de leverancier bij in gebreke blijven worden aangesproken. De inname en uitgave van de afzonderlijke nummers in de circulatie geschiedt door het simpelweg inlezen van de toegekende barcodes. Inzichtelijke lijsten zijn altijd opvraagbaar. Informatie voor de financiële afhandeling en budgetberekeningen maken ook deel uit van deze module.
Attendering
Vanuit BIBIS kun je de gebruikers in jouw organisatie informeren over nieuwe materialen.
Dat kan op basis van gebruikersprofielen of diverse andere criteria. De vormgeving van de attenderingsberichten kun je zelf bepalen. Deze module omvat ook een interessante oplossing voor het beheer van normbladen. Vooral voor ISO certificering is deze functie van wezenlijk belang.
Attenderingen vanuit BIBIS kunnen worden geïntegreerd in de nieuwsattenderingen van Howards Home.
