29-07-2021

‘Zoeken naar de juiste informatie is ook een skill’

VDAB is de Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding is het best te vergelijken met de UWV in Nederland. Het VDAB Kenniscentrum (voormalige bibliotheek) bedient in eerste instantie de eigen collega’s. Maak kennis met Stef Strobbe de bibliothecaris.

Welke diensten gebruiken jullie?

VDAB is de regisseur van de Vlaamse arbeidsmarkt. Wij, het kenniscentrum van VDAB, verzamelen zoveel mogelijk extern gepubliceerde informatie met betrekking tot die arbeidsmarkt. We maken deze info beschikbaar voor onze collega’s; dat zijn er ruim 4500. Omdat sommige afdelingen of diensten specifieke informatiebehoeften hebben voorzien we deelbibliotheken en aparte collecties die de gebruikers in staat stellen te zoeken in een “eigen” collectie. We excerperen tot op artikelniveau wat betreft onze tijdschriften en de dag-en weekbladen. Alles wordt fulltext in BIBIS gestoken.

Naast de extern gepubliceerde informatie gaan wij ook soms intern gemaakte collecties aanbieden. Zo hebben we al onze organogrammen toegevoegd aan BIBIS. Voorheen hadden we allemaal verschillende organogrammen en waren deze niet terug vindbaar. Nu hebben een gestroomlijnd proces gecreëerd waardoor we uniformiteit hebben en de vindbaarheid gegarandeerd is.

We hebben ook een Cursussenbank in BIBIS. Hierin hebben we onze printbare cursussen verzameld. Instructeurs vinden hun materiaal gemakkelijk terug en kunnen dankzij dit systeem het juiste pakket samenstellen dat naar de drukkerij moet gaan. Een deel van deze cursussen worden aangeboden aan scholen en andere onderwijsinstellingen via een bij Square gehoste databankomgeving.

Hoe ervaren jullie gebruikers jullie oplossing?

We krijgen nogal eens het verwijt dat de catalogus te moeilijk is en beter zou werken mocht hij nauwer aansluiten bij een Google Search of m.a.w. een doodeenvoudig zoekveld waarmee je altijd direct datgene vind dat je moet vinden. Maar helaas zo werkt dat niet en als bibliothecaris of informatiespecialist weet je dat het beschikken over de juiste zoekskills weldegelijk belangrijk is. Met Google kan een bejaarde chimpansee met een hoedje op simpelweg iets intikken en toch relevante informatie vinden. Kennissystemen zoals BIBIS vragen meer kennis van de gebruiker maar hebben ook veel meer te bieden. We proberen dan ook aan onze gebruikers de kneepjes van het vak uit te leggen, hen uit te leggen wat de kracht is van systemen zoals BIBIS

Waarom hebben jullie voor Square gekozen?

Ons vorig systeem was te traag en moeilijk doorzoekbaar. Toen we in 2002 op zoek waren naar een nieuws bibliotheeksysteem was BIBIS imho op dat moment het beste. Daarenboven was het destijds de enige webbased bibliotheekapplicatie en dat was toen ook de absolute eis van onze IT afdeling. Persoonlijk denk ik dat BIBIS nog altijd bij de beste behoort.

Wat zijn jullie toekomstwensen?

De laatste twintig jaar is bibliotheeksoftware zeer stabiel gebleven, er is weinig echt innovatiefs gebeurd. Integendeel zelfs! Want zo zijn een aantal innovatieve tools een stille dood gestorven. Denk hier bijvoorbeeld maar aan Aquabrowser.

Ik geloof dat we langs onze kant van het systeem innovatieve technieken moeten verwachten die de beheersing van de informatie overload bewerkstelligt. Intelligente systemen die automatisch de relevantie kunnen capteren en deze kunnen vertalen in bruikbare classificaties en verrijkende elementen die de terugvindbaarheid van informatie gevoelig verbeteren. Langs de gebruikerskant moet soortgelijke ai-technologie een simplistisch gestelde Google-achtige vraag op de achtergrond ombuigt tot een relevant geachte bruikbare query die toch datgene tevoorschijn haalt wat de gebruiker wilt hebben maar eigenlijk, strikt genomen, niet eens gevraagd had.

Deze vorm van informatieverstrekking zou men vergevorderde content curation kunnen noemen. Content curation is ervoor zorgen dat de juiste persoon op het juiste moment de juiste informatie krijgt. En is dat nu net niet onze bestaansreden? Is dat net niet datgene waar we vandaag allemaal mee bezig zijn of zouden moeten zijn. Systemen als BIBIS kunnen en moeten inspanningen doen om deze manier van werken optimaal te faciliteren. En daar zijn geen zware ai-systemen voor nodig, creatief outside the box denken volstaat en daar wil ik aan meewerken

Benieuwd naar BIBIS en/of XPOSI? Neem contact met ons op voor een demo.