29-07-2021

‘Je kunt gewoon gebruik van ons maken, ook al zijn we er niet altijd’

De Nederlandsche Bank (DNB) zit in een bijzondere situatie. In verband met de verbouwing van hun locatie zitten ze de komende jaren in een tijdelijk onderkomen. Informatie adviseur Marcel Molenaars vertelt dat de collectie gewoon beschikbaar is voor hun gebruikers.

Welke diensten gebruiken jullie?

We hebben op verschillende vlakken een adviserende taak(onder andere richting de overheid)waardoor onze collectie bestaat uit bepaalde terreinen waar we verdieping mee aanbieden voor de medewerkers van DNB. Denk aan financieel-economische boeken en rechtspraak. Natuurlijk hebben we ook een gedeelte van onze collectie gebaseerd op betalingsverkeer. Om dit inzichtelijk te maken gebruiken wij BIBIS LMS en de OPC.Voor de medewerkersis de OPC de manier om onze collectie te raadplegen en op te vragen. Momenteel zitten we in een tijdelijke locatie omdat ons pand in Amsterdam verbouwd wordt.Deze verbouwing duurt zo’n 4 jaar. In maart 2020 zijn we verhuisd naar de tijdelijke locatie en is onze collectie ondergebracht in een depot bij een extern bedrijf. We hebben onze werkwijze en procedures aangepast zodat medewerkers via de OPC hun gewenstemateriaal kunnen vinden en aanvragen. De medewerkers van het informatiecentrum zorgen vervolgens dat de materialen bij het depot opgezochtwordten verstuurd worden naar de medewerkers. Dit kan op kantoor zijn, maar ook thuis.

Via BIBIS LMS zorgen de medewerkers van het informatiecentrum ervoor dat alles goed wordt ingericht en weer wordt geplaatst. We hebben een koppeling met onze boekenleverancier waardoor van alles wat we bestellen de metagegevens digitaal doorgezet wordt in LMS. De instroom is bij ons dus geautomatiseerd wat veel tijd scheelt. Vervolgens hoeft de informatie adviseur alleen de gegevensaan te vullen met de plaatsingscode en desgewenst de trefwoorden. De signatuur is in het werkproces met het externe bedrijf nu leidend in de aanwijzingen om het juiste stuk uit het depot te halen.

Hoe ervaren jullie gebruikers jullie oplossing?

Bij ons wordt LMS gebruikt enerzijds door het team van het informatiecentrum. Zij zorgen ervoor dat boeken uitgeleend worden en anderzijds door het team van informatie adviseurs die de boeken inwerken voor de bibliotheekcollectie. LMS is een prima werkend systeem, we kunnen alles vinden en aanpassen wat we willen. We maken intensief gebruik van het systeem. Toen een paar jaar geleden het LMS werd veranderd moesten we dan ook onze procedures aanpassen aan deze veranderingen. Dat voelde op sommige onderdelen als het wiel opnieuw uitvinden omdat het zo in onze werkwijzen is ingebakken. Daar waren de handleidingen ontoereikend in. De koppeling met de boekleverancier maakt het voor ons zo fijn, de metagegevens worden meegenomen. Het is voor ons gebruiksvriendelijk, we kunnen zaken aanpassen, opslaan en klaar.

Onze andere collega’s gebruiken de OPC voor te raadplegen en aan te vragen. Mensen kunnen vinden wat ze nodig hebben en zo niet dan kunnen ze bellen met het informatiecentrum voor assistentie. Daar waar nodig zoeken we het uit of we geven toelichting op het systeem. Een andere prettige ingang voor medewerkers is de aanwinsten die automatisch gemaild worden. Medewerkers worden geattendeerd op wat we nieuw hebben aangeschaft en gestimuleerd om deze werken aan te vragen. Ze kunnen gewoon gebruik maken van ons en de collectie, ook al zijn we er niet altijd en is onze fysieke bibliotheek tijdelijk een stuk kleiner.

Waarom hebben jullie voor Square gekozen?

Sinds 2007 zijn we klant bij Square. Destijds hebben we een aanbesteding uitgeschreven en op basis van onze wensen en eisen is Square als partij uit de bus gekomen. Om de vier jaar wordt opnieuw bekeken wat onze wensen en eisen zijn en of we doorgaan met BIBIS. Tot op heden zijn we blij met de gebruiksvriendelijkheid van BIBIS.

Wat zijn jullie toekomstwensen?

Voor de toekomst hebben we diverse wensen. Als we weer teruggaan naar ons normale locatie zullen we toegankelijker zijn. Doordat er waardepapieren in het gebouw lagen waren wij niet toegankelijk voor bezoekers. We willen transparanter gaan worden en ook beschikbaar zijn voor mensen van buitenaf. Dus we krijgen ook een nieuwe doelgroep. We willen die transparantie benutten; het is zonde dat we zoveel stukken in een depot hebben liggen en niemand ze kan zien. We zijn bezig om te kijken hoe we hier invulling aan willen geven en wat het informatiecentrum hierin kan betekenen.

Daarnaast onderzoeken we welke behoeften in de organisatie liggen op het gebied van e-books. We kunnen de e-books via XPOSI aanbieden maar als het niet gewenst is, dan schiet het zijn doel voorbij. Intern lopen dus veel gesprekken om ook in de toekomst blijven aan te sluiten bij onze doelgroepen.

Benieuwd naar BIBIS en/of XPOSI? Neem contact met ons op voor een demo.