29-06-2021

‘De catalogus is één centraal vertrekpunt voor iedere zoekopdracht’

Fleur de Jaeger is werkzaam bij Loyens & Loeff in Brussel (België) als informatie manager. Zij beheren hun bibliotheek en stellen deze beschikbaar aan hun gebruikers middels BIBIS. Daarnaast is Fleur ook betrokken in België als voorzitter van de Sectie Wetenschappelijke en Documentaire Informatie van de VVBAD.

Welke diensten gebruiken jullie?

We gebruiken BIBIS als ons bibliotheek beheersysteem en daaraan hebben we de OPAC gekoppeld als catalogus. Sinds een tweetal jaren hebben we BIBIS uitgebreid met de Zelfuitleenmodule in samenwerking met ekz Benelux. Voor de eindgebruikers is het mogelijk om zelf een boek of ingebonden tijdschrift te lenen via de uitleenkiosk, tegelijkertijd wordt ook de beveiliging van het boek afgehaald.

Via de catalogus bieden we onze fysieke boeken en tijdschriften natuurlijk aan. Daarnaast focussen we dat al onze informatie beschikbaar is via BIBIS, externe en interne informatie. Zo focussen we ook op digitale content. Veel juridische boeken worden in België op platformen aangeboden. Wij zorgen dat ook deze boeken via BIBIS zichtbaar zijn als online boek. Hier is dan geen fysiek exemplaar aan gekoppeld maar een link naar het platform of gescand boek. Ook presentaties, PDF’s, video’s en webinars stellen we beschikbaar via BIBIS. Ook interne informatie die door ons wordt gemaakt is via deze manier voor iedereen beschikbaar. We bieden één plaats aan waar mensen kunnen zoeken naar alle informatie. Op deze manier is de catalogus hét vertrekpunt voor alle interne en externe informatie in één centrale zoekplaats.

Met de uitleenkiosk maken we het mogelijk voor de gebruikers om zelf hun boeken te lenen zonder hulp van een collega of mij. De boeken en ingebonden tijdschriften zijn voorzien van een RFID chip. De uitleenkiosk herkent het boek en de lener zodat deze met elkaar gelinkt worden, tegelijkertijd wordt de beveiliging van het boek gehaald. Ligt een boek op het bureau van een collega en willen ze het aan iemand anders overdragen, dan wordt gebruik gemaakt van de Selfcheck app. Op deze manier weten we bij wie het boek is. Doorlenen hoeft niet meer in de fysieke bibliotheek maar gewoon via een telefoon.

We hebben één centrale bibliotheek met thematische ordening. Door ook digitale informatie te ontsluiten hebben we in één klap de traditionele en online bibliotheek onder onze hoede. Twee wekelijks delen we via onze nieuwsbrief de aanwinsten om proactief mensen binnen de organisatie te informeren.

Hoe ervaren jullie gebruikers jullie oplossing?

Wij vinden de OPAC heel duidelijk voor onze eindgebruiker. We vinden het belangrijk om het voor de gebruiker eenvoudig te houden, dus gebruiksvriendelijkheid staat hoog op ons lijstje. We merken dat bij onze collega’s de zoek skills niet aanwezig zijn. Wij als informatiespecialisten hebben het doel om de zoek skills te triggeren zodat de advocaten goed gaan zoeken. Wij voegen goede informatie toe zodat de informatie makkelijk te vinden is. Nieuwe medewerkers krijgen een training als ze bij ons komen en dan komt ook BIBIS aanbod. We leggen uit hoe het zoeken werkt; persoonlijk vind ik de filter opties heel handig. Ook het uitlenen via de uitleenkiosk en doorlenen via de Selfcheck app komt aanbod. Als ze het doorhebben hoe simpel het is, ervaren ze het als heel handig en zijn ze gelukkig. Soms is er onduidelijkheid bij een gebruiker over de vindplaats, daar kunnen we hen dan mee op weg helpen.

Als gebruiker van het beheerssysteem met een bibliotheek wetenschappelijke achtergrond, vind ik het belangrijk dat de bibliografische gegevens goed ingevuld kunnen worden en dit lukt perfect. We kunnen de verschillende materiaal soorten die we hebben toevoegen en ook voor ons is het gebruiksvriendelijk. Publicaties die enkel online worden uitgebracht kunnen we ook op een uniforme manier aan BIBIS toevoegen en aanbieden. Omdat in onze OPAC ook zichtbaar is of een boek wel of niet uitgeleend is, kunnen we eenvoudig controleren of het inleveren ook goed wordt uitgevoerd door onze collega’s.

Waarom hebben jullie voor Square gekozen?

Naast Brussel maakt ook het Nederlandse kantoor gebruik van de oplossingen bij Square. Destijds is gezamenlijk voor BIBIS gekozen. Dus BIBIS was al binnen de organisatie toen ik er kwam. Voor ons is het belangrijk dat de wensen blijven overeenkomen met wat Square aanbiedt. Door het meedenken wordt altijd een oplossing gevonden.

Wat zijn jullie toekomstwensen?

We vinden het belangrijk dat de oplossingen gebruiksvriendelijk en eenvoudig blijven voor de gebruikers. De catalogus moet centraal blijven staan als vetrekpunt naar iedere zoekopdracht. We wensen dat de goede samenwerking met Square zal blijven bestaan. Zo kunnen we aangeven wat wij verwachten wat noodzakelijk is en Square kan nieuwe aanpassingen terugkoppelen. Daarnaast willen we meer en meer inspelen op het digitale aspect. We gaan XPOSI bekijken hoe we rechtstreeks online werken kunnen aankopen en toevoegen.

Benieuwd naar BIBIS en/of XPOSI? Neem contact met ons op voor een demo.